La facturation électronique pour les clients offre de nombreux avantages. Préparez-vous à simplifier votre processus de facturation et à optimiser votre gestion financière grâce à la dématérialisation des factures clients.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures clients ?
Il s’agit d’un processus par lequel les factures traditionnelles, sous forme de documents papier, sont converties en formats électroniques. Cela implique la création, l’envoi, la réception, la gestion et l’archivage des factures en utilisant des solutions comme un logiciel GED.
En adoptant la facturation électronique, dites adieu aux processus manuels coûteux et chronophages associés à la gestion des factures papiers de vos clients.
Les avantages
Automatisation : Simplifiez et accélérez vos processus de facturation grâce à la dématérialisation des factures clients. Bénéficiez d’une traçabilité en temps réel vous permettant de vous concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée.
Productivité : Gagnez du temps en éliminant les factures papiers. Soyez plus fluide et réactif dans vos recherches documentaires. Vous pourrez consacrer d’avantage de temps sur vos activités principales, à la croissance et à la satisfaction de vos clients.
Sécurités : Dématérialiser vos factures clients vous offre un niveau de sécurité élevées dans vos données. Vos factures sont stockées et transmises via des canaux sécurisés. En optant pour une facturation électronique de vos clients, vous renforcez la confiance avec eux.
Les différentes processus de la facturation client
Plusieurs étapes sont à prendre en compte pour mettre en place la dématérialisation de vos factures clients.
- Choix d’une solution adaptée : Explorez les différents logiciels et systèmes de facturation électronique disponibles sur le marché et choisissez celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
- Intégration avec vos systèmes existants : Assurez-vous que la solution de facturation électronique peut s’intégrer facilement avec vos systèmes de gestion existants tels que la comptabilité ou le CRM.
- Formation et sensibilisation : Organisez des sessions de formation pour votre personnel afin de les familiariser avec le nouveau processus de facturation électronique et de les sensibiliser à ses avantages.
- Commencez progressivement : Il peut être judicieux de démarrer la facturation électronique avec certains clients ou types de factures, puis d’étendre progressivement son utilisation à l’ensemble de votre activité.
Mentions obligatoire sur une facture :
Une facture est un document détaillé qui récapitule les services rendus ou les marchandises vendues. Elle doit respecter certaines exigences en termes de format, notamment :
- Être rédigée en français.
- Être émise en deux exemplaires, dont l’original destiné au client
Mentions générales
- Les coordonnées complètes de l’entreprise émettrice (nom, adresse du siège social, numéro d’immatriculation)
- Les coordonnées complètes du client (nom, adresse)
- La date d’émission de la facture
- La date de la vente/prestation de service
Mentions spécifiques
- Le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) des produits ou services vendus
- Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA
- Numéro de SIRET
- La date limite de paiement et les conditions d’escompte éventuelles
- Informations de paiement
Petit rappel, à partir du 1er juillet 2021, les documents de facturation doivent désormais indiquer la présence et la durée minimale de la garantie légale de conformité, qui est de deux ans. En cas de retard de paiement, des pénalités peuvent être applicable.
À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France seront tenues de prendre en charge les factures électroniques. L’adoption obligatoire de la facturation électronique se fera de manière progressive, s’étalant de 2024 à 2026. Cela signifie que les entreprises doivent dès à présent entamer leur préparation en vue de cette transition inévitable.
Depuis le 1er janvier 2021, il est obligatoire pour les entreprises de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro. Dans un proche avenir, cette obligation d’émission de factures électroniques s’étendra à toutes les transactions entre les entreprises assujetties à la TVA établies en France. Cette évolution vise à favoriser l’efficacité et la modernisation des processus de facturation, en simplifiant les échanges commerciaux et en facilitant la gestion administrative des entreprises concernées.