La facturation électronique pour les fournisseurs apporte de nombreux bénéfices. Améliorer vos processus entre vous et vos collaborateurs et facilitez votre gestion financière grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à transformer les factures papier en documents électroniques. Dématérialiser ses factures fournisseurs par des outils comme une GED offre plusieurs possibilités comme le gain d’argent, la réduction des coûts administratifs, risques de pertes des documents, avantage écologique etc.
En adoptant cette approche, vous pourrez améliorer votre efficacité opérationnelle, renforcer votre conformité aux réglementations et bénéficier d’une gestion financière plus efficace et durable.
Les avantages
Automatisation : Finis les saisis manuel de vos documents fournisseurs. Grâce à la dématérialisation, réduisez vos tâches à faible valeur ajouté et réalisez des économies assez importante.
Contrôle : Réduisez vos délais dans la transmission de vos factures fournisseurs grâce à la dématérialisation. Gardez un œil en temps réel dans vos échanges documentaires avec vos fournisseurs.
Sécurité : Archivez vos factures fournisseurs afin de les sécurisés. Grâce à la dématérialisation, améliorez vos relations avec vos collaborateurs et accèdez à vos données n’importe où et n’importe quand.
Fonctionnement de la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures fournisseurs est un processus qui permet de convertir les factures papier en formats électroniques pour faciliter leur gestion et leur traitement. Le fonctionnement de la dématérialisation implique plusieurs étapes.
Tout d’abord, les factures papier sont numérisées à l’aide de scanners ou d’autres technologies de numérisation. Ensuite, les données essentielles des factures sont extraites et encodées dans des formats électroniques, tels que des fichiers PDF ou XML.
Une fois les factures numérisées et converties en format électronique, elles peuvent être transmises par voie électronique, souvent via des canaux sécurisés tels que l’e-mail ou les plateformes de facturation électronique (PDP, PPF…). Les factures peuvent être directement envoyées aux destinataires concernés, tels que les services comptables ou les responsables des achats. Ils recevront une notification afin d’être informé de l’envoi.
Lorsque les factures électroniques sont reçues, elles sont automatiquement traitées par des systèmes de gestion électronique des factures . Ces systèmes utilisent des technologies d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire les données clés, telles que les montants, les numéros de facture et les coordonnées des fournisseurs (mentions obligatoires).
Une fois les données extraites, elles sont vérifiées et validées par rapport aux informations du système comptable de l’entreprise. Des règles de validation et des workflows peuvent être configurés pour s’assurer que les factures sont conformes aux politiques internes et aux réglementations.
Une fois le processus de validation terminé, les factures peuvent être enregistrées dans un système de gestion électronique des documents (GED) pour un archivage sécurisé et une accessibilité future. Les factures électroniques peuvent être facilement recherchées, consultées et récupérées en cas de besoin. Une solution peut être l’utilisation d’un logiciel GED qui répondra à vos besoins.
Le fonctionnement de la dématérialisation des factures fournisseurs comprend les étapes de numérisation, d’extraction des données, de transmission électronique, de traitement automatisé et de stockage sécurisé. Ce processus permet de simplifier et d’accélérer la gestion des factures tout en réduisant les coûts administratifs et en améliorant la traçabilité des transactions.
Quel modèle pour une facture fournisseur
Depuis le 5 novembre 2020 par la DGFIP, 2 types de modèles sont à prendre en compte pour répondre à la réforme de la facturation électronique obligatoire.
Le modèle en V : Consiste à transférer les documents fournisseurs vers le client via une plateforme publique. La plateforme publique recevra alors directement les factures par dépôts direct afin de récupérer les données utiles à l’administration fiscale. Les factures seront envoyés au client directement.
Le modèle en Y : Consiste à transférer les documents fournisseurs vers le client via une plateforme privées certifiées par l’administration publique. Le fournisseur émet une facture électronique via une plateforme privée. Cette facture sera ensuite transférée vers la plateforme privée du client. Toutes les informations fiscales de la facture seront envoyées vers la plateforme publique et au DGFIP. Autrement, le fournisseur peut directement déposer sa facture sur la plateforme publique qui l’enverra au client afin de récupérer les informations fiscales.
Le modèle en Y est plus impactant que le modèle en V de part son fonctionnement plus rapide et par l’intégration de flux comme EDI. Il ne faut pas oublier son coût qui lui sera adapter en fonction des entreprises.
A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises basées en France devront traiter les factures électroniques. L’adoption obligatoire de la facturation électronique sera introduite progressivement de 2024 à 2026. Cela signifie que les organisations doivent commencer à se préparer dès maintenant à ce changement inévitable.
A partir du 1er janvier 2021, les entreprises seront tenues de transmettre les factures du secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro. L’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera prochainement à toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA basées en France.Cette évolution a pour objectif d’accroître l’efficacité et de moderniser les processus de facturation en simplifiant les échanges et en facilitant la gestion administrative des entreprises concernées.