Dématérialisation factures fournisseurs

Les factures fournisseurs concernent tout type d’entreprise de chaque secteur d’activité : BTP, industrie, conseil, service, etc. Ce qui peut représenter un fort volume de documents à traiter au quotidien. Opter pour une solution de dématérialisation permettrait d’automatiser et simplifier ses processus tout en gagnant en efficacité.

Dématérialiser mes factures

DAF, dématérialisation des factures fournisseurs

Factures fournisseurs : définition

Facture fournisseur, à ne pas confondre avec facture d’achat est un document émis par un fournisseur à l’entreprise client. Elle détaille les services, produits vendus incluant les quantités, taxes applicables et le total à payer. La facture fournisseur est bien plus qu’un simple récapitulatif d’achat, elle est au cœur des opérations comptables puisqu’elle est utile au sien des processus de l’entreprise.

Passer par une solution de dématérialisation de factures fournisseurs , tout sera plus simple. grâce à l’automatisation des processus.

Comment gérer ses factures fournisseurs ?

L’organisation efficace de vos factures fournisseurs implique diverses procédures, notamment la réception, l’impression, la saisie des données jusqu’à l’archivage des documents. Ces activités, bien qu’essentielles, sont répétitives et chronophage, pouvant impacter la productivité de l’entreprise. De plus, elles sont susceptibles d’introduire des risques d’erreurs lors de la saisie des factures dans le système comptable de l’entreprise.

Passer par un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs permettent de résoudre ces problèmes :

Gain de temps, d’argent dans le traitement des factures

La dématérialisation des factures fournisseurs optimise le traitement comptable en automatisant les saisies et les vérifications. Ce qui réduit le temps passé sur chaque facture.

Amélioration de la relation avec les fournisseurs

Ce sont des partenaires privés de l’état afin convertir les documents en factures électroniques normées, de les contrôler, d’envoyer aux destinataires puis transmettre les données au Portail public de Facturation (PPF)

Conformité avec loi

Acteur de la dématérialisation en charge de l’accompagnent entre les entreprises et le PFF. Son rôle est de transmettre les données de facturation dans un format dématérialisé du client (Factur-X, UBL, CII) via le PFF ou PDP émettrice.

Est-ce obligatoire de dématérialiser ses factures fournisseurs ?

Selon les dispositions de l’article 26 de la loi de finance de 2020, la France envisage que, d’ici 2026, la transmission électronique des factures deviendra une obligation pour toutes les transactions entre entités assujetties à la TVA.
L’objectif pour l’État est de lutter contre la fraude à la TVA qui engendre une perte annuelle estimée entre 20 et 25 milliards d’euros de perte chaque année, de mieux connaître l’activité des entreprises par la collecte des données de facturation mais aussi la compétitivité des entreprises.

À partir de cette date, la réception des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les formes d’entreprises. Quant à l’émission des factures, son déploiement se fera de manière progressive en cette même année en fonction de la taille et du chiffre d’affaires de l’entreprise.

Logiciel GED

L’état incite chaque entreprise à opter pour une solution de dématérialisation des factures mais pas d’inquiétude, cela ne représente pas que des inconvénients, au contraire. Il y a beaucoup d’avantages à en tirer vis-à-vis de la facturation électronique : Réduction du temps de travail, baisse des coûts, augmentation de la productivité, accélération du traitement administratif et des paiements etc.
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs et clients est un investissement sur le long terme, permettant d’optimiser le retour sur investissement (ROI).

Les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs

Chaque logiciel de dématérialisation à ses propres fonctionnalités mais toutes ont pour but d’automatiser afin d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
Les principales fonctionnalités sont :

Acquisition et saisie automatique des factures : L’une des fonctionnalités clés du logiciel est qu’il est équipé de technologies avancées appelés LAD/RAD. La lecture et la reconnaissance automatiques de documents couplée à l’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de traiter efficacement les factures dans divers formats (physique, numérique) et supports (PDF,JPG,EDI). Le logiciel peut se connecter via API avec les outils d’une autre plateforme afin de récupérer automatiquement les données.
Attribution automatique : Les informations sont directement transmises au logiciel comptable de l’entreprise. Elle permet le rapprochement automatique des données des facturations avec les bons de commande ou autres documents, si nécessaire.
Vérification de la validité des factures : Le logiciel assure l’authenticité du fournisseur, les informations de la factures, la cohérence des informations afin d’être conforme à la loi.
Accélération des processus : La mise en place de workflow permet de bien transmettre chaque information aux équipes concernées afin d’optimiser les coûts et l’efficacité mais aussi dans la gestion de la trésorerie.
Sécurité des documents : Les factures sont archivés dans des classeurs virtuels et sont stockés de manière sécurisée tout en étant accessible à n’importe quel moment.

Bien évidemment, d’autres fonctionnalités peuvent être envisagées comme l’intégration de la signature électronique garantissant l’authentification des signatures (certificat RGS), la connexion avec d’autre logiciel comme les ERP, CRM. Un bon nombre de fonctionnalité utile pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs.

Quelle solution de dématérialisation choisir ?

Pour trouver la meilleure solution, il convient de bien préparer son projet, de mener à bien ses recherches et de définir ses besoins.
Plusieurs logiciels GED sont disponibles sur le marché, éditeur, intégrateur, fournisseur.
Pour bien mener sa recherche, nous vous conseillons de les comparer, l’ergonomie de l’outil, la réactivité du support, les fonctionnalités proposés, le temps de déploiement ou encore les tarifs du logiciel.

N’hésitez pas à demander des conseils à des spécialistes qui pourront vous proposer une solution sur mesure.

Prendre Contact

Petit rappel de la loi: en cas de non-respect des obligations légales et fiscales vis-à-vis de la facturation électronique, les entreprises peuvent subir une amende de 15 € par facture pouvant aller jusqu’à 400 000 € pour une personne morale.

N’hésitez pas à regarder l’article 153 de la loi finance 2020 qui vous apportera toutes les réponses supplémentaires.