Bienvenue sur notre blog consacré à la dématérialisation des factures. Vous êtes un peu perdu avec les nouvelles obligations à venir en 2024 concernant la facturation électronique ?
Pas de panique, ici vous trouverez toutes les informations nécessaires ainsi que les avantages de la dématérialisation des factures.
Nous vous aiderons à comprendre les différents aspects de la facturation électronique, ses différents formats, les manières de transmettre ses données ou encore les outils utilisés.
Les nouvelles obligations 2024
Rappelons que la réglementation de 2024 imposera à toutes les entreprises en France de recevoir des factures électroniques. Concernant les entreprises BtoB, l’obligation d’émission des factures, elle sera progressive.
Elle va concerner :
-Les Grandes Entreprises en 2024
Vous êtes une entreprise possédant moins de 5000 salariés avec un CA inférieur à 1,5 Milliards d’euros (ETI).
-Les Entreprises de tailles intermédiaires en 2025
Vous êtes une entreprise possédant moins de 5000 salariés avec un CA inférieur à 1,5 Milliards d’euros (ETI).
-Les TPE/PME en 2026
Vous êtes gérant d’une micro-entreprise ou TPE, ce qui veut dire que vous êtes une entreprise ayant moins de 10 salariés et un chiffre annuel inférieur à 2 millions d’euros.
Vous êtes une entreprise de type PME ou ETI, cela veut dire que vous êtes une entreprise possédant moins de 250 salariés avec un chiffre d’affaires inférieur à 50 Millions d’euros (PME).
Ces obligations de réception et d’émission ont pour objectifs de lutter contre la fraude à la TVA. Celle-ci s’élève à plusieurs milliards d’euros chaque année. Les déclarations de TVA seront donc simplifiées et mieux contrôlées grâce à l’e-reporting et l’e-invoicing.
La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier traditionnelles par des factures électroniques, principalement sous format électronique du type Factur-x ou autre format structuré.
Il existe 3 types de formats pour émettre ou recevoir des factures électroniques. Ils ont chacun leurs caractéristiques et leurs avantages.
Le format XML est le plus couramment utilisé pour les échanges commerciaux
Le format EDI correspond aux échanges automatiques entre ordinateurs.
Le format PDF est le fichier standard des échanges commerciaux car il permet de conserver l’intégrité des données.
Chaque format à ses spécificités et doivent être adaptés en fonction du contexte rencontré.
S’il n’est pas possible de signer électroniquement un document avant d’envoyer, vous pouvez la conserver de façon numérique (piste d’audit fiable).
Les avantages
Réduction des coûts des factures grâce à sa dématérialisation. Plus besoin de papiers, tout sera digitalisé. Les délais de paiement seront donc plus courts et les risques réduits.. Cela contribue également à la réduction d’émission de CO2 grâce à la suppression du papier.
Gain de temps grâce à l’émission, la réception, le processus de validation qui seront plus fluides. Vous optimisez votre temps de travail en réduisant les tâches contraignantes tout en vous concentrant sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les données seront sécurisées puisque les factures seront stockées sur des serveurs et tout sera automatisé afin de réduire vos risques d’erreurs humaines. Vous aurez un espace dédié pour vos factures sur votre logiciel de dématérialisation des factures.
Factures clients
Dans les années à venir, les entreprises seront obligées d’émettre des factures électroniques pour leurs clients. Dans un langage plus technique, on peut parler de e-invoicing.
Utiliser une solution de dématérialisation va vous permettre de mieux gérer vos factures clients. La dématérialisation des factures clients vous offrira au sein de votre entreprise une meilleure gestion des factures, traçabilité des transaction et être conforme aux normes. Concernant l’obligation de facturation électronique, l’émission et la réception peut se faire par le biais d’un PDP, OD ou PPF. Il est également important de vérifier que les clients possèdent les outils nécessaires pour ouvrir et consulter les factures électroniques. Ainsi vous pourrez renforcer vos relations commerciales. Ain
Factures fournisseurs
Les factures fournisseurs concernent tout type d’entreprise de chaque secteur d’activité : BTP, industrie, conseil, service, etc.
Avec une solution de dématérialisation de factures fournisseurs, tout sera plus simple et vous pourrez répondre à chaque cœur de métier.
Au-delà des obligations légales, la dématérialisation des factures présente pour les entreprises un réel gain de temps et gain d’argent.
La dématérialisation de vos factures fournisseurs peut vous éviter tout type d’erreur comme les erreurs de saisies, les doublons, les risques de fraude à la TVA, les délais de paiement etc. Dématérialiser vos factures améliore votre relation avec vos collaborateurs mais également votre image d’entreprise.
2 types de modèles
Il existe 2 types de modèles à connaître pour les dépôts de factures qui sont le modèle Y et le modèle V.
Dans le modèle V, vous transmettez vous même votre facture via la plateforme publique de facturation. Le client, s’il n’est pas équipé d’un OD ou PDP, ira également la chercher directement sur la plateforme publique de facturation.
Pour le modèle Y, vous passez par un opérateur de dématérialisation et/ou une plateforme de dématérialisation partenaire. Ce sont ces acteurs qui se chargent ensuite de transmettre les informations à la plateforme publique de facturation. Si le client est également équipé de cet OD et PDP, ces acteurs lui transmettront directement sa facture.
Logiciel GED
Pour dématérialiser et automatiser vos process de factures tout en restant en règlementation face à cette loi, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion électronique de documents (GED).
Investir dans une GED n’aura que des bénéfices pour vous. Elle permet la recherche documentaire, le stockage des données, la sécurisation des documents ou encore l’échange des informations entre vos collaborateurs. Tout dépend du volume de documents mensuel de votre entreprise et les fonctionnalités nécessaires pour répondre à vos besoins.
Votre logiciel GED sera accessible n’importe où et n’importe quand lors de vos déplacements, bureau ou télétravail.
Le logiciel que vous choisirez pourra comporter de nombreuses connexions avec d’autres outils comme les ERP, les logiciels comptables, de paie etc.
Petit rappel de la loi : en cas de non-respect des obligations légales et fiscales vis-à-vis de la facturation électronique, les entreprises peuvent subir une amende de 15 € par facture pouvant aller jusqu’à 400 000 € pour une personne morale.
N’hésitez pas à regarder l’article 153 de la loi finance 2020 qui vous apportera toutes les réponses supplémentaires.