Dématérialisation factures clients

La gestion des factures clients dans les entreprises est une tâche longue et répétitive peu importe le domaine d’activité. Face à l’importante quantité de documents à gérer chaque jour, la perte de temps et des coûts peut se faire ressentir. Choisir une solution de dématérialisation favorise l’automatisation et la simplification des processus afin d’améliorer l’efficacité de l’entreprise dans les tâches quotidiennes.

Dématérialiser mes factures clients

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures clients (B2B)

Lorsqu’un entrepreneur, commerçant ou un fournisseur de services accomplit un acte d’achat, une facture client est émise. Elle regroupe différentes informations tel que le montant du service ou produit, la TVA, la date d’achat etc. Cette facture sert d’obligation au client à payer le montant généré correspondant sur le papier de la facture.
La dématérialisation des factures consiste à remplacer ce processus de transmission des factures papiers par un échange automatisé. On parle alors de facturation électronique où cette facture sera transmise par voie électronique.
Elle peut prendre la forme de fichiers structurés (type EDI) ou non structurés (fichiers PDF).

Un logiciel de dématérialisation va faciliter ces échanges les rendant plus rapides, plus sécurisés et conformes à la loi sur la facturation électronique.

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

La gestion manuelle des factures clients dans les bureaux est exposée à de nombreux problèmes comme les coûts de traitements, les erreurs de saisie, les retards de paiements ou encore pire, les pertes de documents. Sans oublier l’absence de traçabilité des documents, de pistes d’audit fiable ou de visibilité.
Mettre en œuvre la dématérialisation des factures fournisseurs et clients est la solution pour régler tous ces problèmes des services comptables à l’entreprise. Les avantages à en tirer sont :

Automatisation des processus

Fini les saisies de données, l’impression ou encore l’envoi des factures papier. L’automatisation permet la fluiditier de ces procédés, réduisant les coûts et les risques d’erreurs.

Protection des documents et des données clients

 Chaque document bénéficie d’une protection renforcée ainsi que les données clients. Un outil de dématérialisation possède un coffre-fort numérique, rendant accessible chaque documents en quelques clics.

Accélération des paiements

Moyen efficace pour respecter les délais de paiements mais aussi de payer efficacement chaque factures émises.

Renforcement relation clients

La dématérialisation contribue à renforcer la relation client en simplifiant et accélérant le processus de facturation. L’aspect écologique résulte d’une démarche RSE puisque l’utilisation du papier est réduite à zero.

Valeur juridique

La dématérialisation permet aux factures d’être fiscalement admises et répond aux futures obligations de la facturation électronique.

Les différents formats de la dématérialisation des factures 

3 formats de facture électronique existent.
Le premier est la factur-X qui est un format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Le PDF offre la lisibilité à celle d’une facture papier, tandis que le fichier XML regroupe des données structurées pour automatiser l’intégration de la facture dans le logiciel de dématérialisation.

Le deuxième format est l’universal Business Language (UBL) reconnu à l’international pour l’échange des données de facturation électronique entre les différents acteurs dans le monde.

Le dernier format est le Cross Industry Invoice (CII) qui est la norme internationale de la facturation électronique.  






Logiciel GED

Des fonctionnalités optimales sur la facturation client

D’autres fonctionnalités sont disponibles sur un logiciel de dématérialisation des factures : 

  • Logiciel Saas ou On premise : Selon l’option choisie, le logiciel est accessible ou non n’importe où et n’importe quand avec une simple connexion internet.
  • Archivage et signature électronique : Les solutions de dématérialisation permettent de conserver vos factures pendant une durée indéterminée. De plus, vous pouvez gagner du temps dans la signature électronique qui est rendu possible afin de garantir leur validité légale.
  • Connexion avec d’autres logiciels : Automatiser vos saisies comptables, connecter vos autres outils afin d’optimiser votre temps de travail (logiciel de comptabilité, logiciel de paie…)
  • Historique et suivi client : traçabilité, recherche en quelques clics, traitements automatisés des factures… des tonnes de fonctionnalités disponibles en fonction des logiciels de dématérialisation.

Chaque solution de dématérialisation possède ses propres caractéristiques, proposant des fonctionnalités selon les besoins spécifiques à l’entreprise.

Petit rappel de la loi: en cas de non-respect des obligations légales et fiscales vis-à-vis de la facturation électronique, les entreprises peuvent subir une amende de 15 € par facture pouvant aller jusqu’à 400 000 € pour une personne morale.

N’hésitez pas à regarder l’article 153 de la loi finance 2020 qui vous apportera toutes les réponses supplémentaires.