Logiciel de dématérialisation: comment les choisir ?

Aujourd’hui, la majorité des transactions financières et des échanges de documents se déroulent en ligne, rendant les méthodes traditionnelles obsolètes. Cependant, dématérialiser une facture ne se résume pas à simplement envoyer un document scanné par e-mail, une solution vite limitée.

La plupart des organisations préfèrent aujourd’hui se tourner vers des logiciels spécialisés dans la dématérialisation des factures, qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs. Avec la réforme rendant la dématérialisation des factures obligatoire en 2026, il devient essentiel de choisir une solution conforme et certifiée. Toutefois, face à la multitude d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de s’y retrouver.

Cet article vous guide dans le choix du meilleur logiciel de dématérialisation des factures en présentant un comparatif des meilleurs outils du marché. Découvrez notre sélection pour optimiser et sécuriser vos processus de facturation.

Logiciel de dématérialisation : définition

Un logiciel de dématérialisation, également connu sous le nom de GED (Gestion Électronique de Documents) ou DMS (Document Management System), est un outil informatique conçu pour convertir des documents papier en format numérique et les gérer de manière électronique.

En d’autres termes, il s’agit d’un système centralisé qui permet de stocker, organiser, retrouver, partager et modifier vos documents de manière dématérialisée. Ces logiciels utilisent des technologies avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les documents avec précision, l’indexation automatique pour faciliter la recherche, et des protocoles de sécurité pour protéger les données sensibles. Ils peuvent également inclure des fonctionnalités de workflow pour automatiser les processus et améliorer l’efficacité organisationnelle.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de dématérialisation ?

  • Numérisation et capture de documents : Un logiciel de dématérialisation permet de numériser des documents papier via un scanner ou une imprimante multifonction. Les documents numérisés sont intégrés directement dans le système de gestion documentaire, prenant en charge divers formats de fichiers tels que PDF, Word etc.
  • Reconnaissance optique de caractères (OCR) : La technologie OCR permet l’extraction automatique des données textuelles des documents numérisés. Elle convertit les images de texte en documents modifiables, facilitant ainsi leur indexation et leur recherche ultérieure.
  • Workflow d’approbation : Ces logiciels offrent la possibilité de créer des workflows personnalisés pour l’approbation des documents. Vous pouvez définir des règles et des niveaux d’approbation, suivre le statut des approbations en temps réel et recevoir des notifications automatiques pour chaque étape du processus.
  • Archivage électronique : Les documents dématérialisés sont stockés de manière sécurisée dans un coffre-fort numérique, en respectant les normes et réglementations en matière d’archivage électronique. Des plans de sauvegarde et de restauration des données sont mis en place, et la destruction sécurisée des documents papier originaux est possible si nécessaire.
  • Fonctionnalités collaboratives: Les logiciels de dématérialisation facilitent le partage sécurisé des documents entre les utilisateurs, permettant l’annotation et les commentaires sur les documents. Ils offrent également des fonctionnalités de versionnage pour suivre les modifications et gèrent les droits d’accès pour sécuriser les informations.
  • Recherche avancée : La recherche avancée permet de retrouver des documents en utilisant des mots-clés, des métadonnées ou des propriétés de fichiers. La recherche en texte intégral permet de trouver des termes spécifiques dans le contenu des documents, avec l’utilisation de filtres et de critères de recherche avancés.
  • Gestion des accès et sécurité : Le contrôle des accès aux documents est assuré en fonction des utilisateurs et des groupes, avec des rôles et des permissions définis. L’authentification sécurisée et la protection des données par des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement et les antivirus, sont également incluses.
  • Reporting et statistiques : Certains logiciels permettent de générer des rapports sur l’utilisation du système et l’activité des utilisateurs, permettant de suivre les indicateurs clés de performance (KPIs) liés à la gestion documentaire. Ces informations aident à prendre des décisions éclairées basées sur des données factuelles.
  • Intégration avec d’autres systèmes : Un bon logiciel de dématérialisation peut se connecter avec d’autres logiciels de l’entreprise, tels que les ERP, CRM, et les systèmes de comptabilité. Cette intégration permet l’automatisation des processus métier et le partage de données entre différents systèmes.
  • Support et maintenance : Les éditeurs de logiciels offrent une assistance technique réactive, des mises à jour régulières pour maintenir les performances et la sécurité du système, ainsi que des formations pour les utilisateurs afin d’assurer une utilisation optimale du logiciel.

Comment choisir son logiciel de dématérialisation ?

Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel, prenez le temps de cerner vos besoins spécifiques.
Déterminez quels types de documents vous souhaitez dématérialiser (factures clients, factures fournisseurs, ou les deux), si vous avez besoin d’un système d’archivage et si vous opérez en B2B (dans ce cas, vérifiez si le logiciel est compatible avec la dématérialisation B2B).

Une fois vos besoins définis, concentrez-vous sur les aspects essentiels comme :

  • Conformité : Le logiciel respecte-t-il les réglementations en vigueur en matière de facturation électronique ?
  • Ergonomie : Optez pour une solution facile à utiliser et à prendre en main pour une adoption rapide par vos équipes.
  • Intégration : Vérifiez que le logiciel s’intègre parfaitement avec vos outils existants, comme votre ERP ou votre solution de comptabilité.
  • Automatisation : Prenez un logiciel qui automatise le plus de tâches possible pour gagner du temps et réduire les erreurs.
  • Support : L’outil possède-t-il un accompagnement de qualité pour la mise en place et l’utilisation du logiciel, ainsi qu’un service client réactif ?
  • Analyse : Assurez vous que le logiciel dispose de tableaux de bord et d’outils d’analyse pour vous permettre de piloter efficacement vos opérations de facturation.

En suivant ces étapes et en sélectionnant un logiciel qui répond à vos besoins spécifiques, vous êtes certain de faire un choix éclairé et de profiter pleinement des avantages de la dématérialisation des factures des clients ou fournisseurs.

Les logiciels de dématérialisation à choisir 

Deltic

Deltic est un intégrateur logiciel de dématérialisation particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son efficacité. Il propose une solution complète et adaptée selon votre projet (Zeendoc, Docuware…) pour la gestion des documents, incluant la numérisation, l’archivage et la recherche rapide des fichiers. Deltic se distingue par ses capacités d’intégration avec diverses plateformes telles que les ERP (comme Sage, EBP…), ainsi que ses fonctionnalités avancées de sécurité des données, garantissant une protection optimale des informations sensibles. Grâce à son interface conviviale, il est facile à prendre en main, même pour les utilisateurs non techniques. De plus, Deltic offre un support technique réactif et des mises à jour régulières pour assurer un fonctionnement sans faille.

Zeendoc

Zeendoc est un éditeur proposant une solution innovante de dématérialisation qui se démarque par sa facilité de mise en place et son interface intuitive. Il propose des outils puissants pour la numérisation, l’indexation automatique et la gestion des flux de travail. Zeendoc permet une recherche rapide et efficace des documents grâce à ses capacités d’indexation avancées. Il est particulièrement adapté aux PME grâce à ses fonctionnalités personnalisées et son coût abordable. Zeendoc offre également des options de stockage sécurisé et de sauvegarde automatique, garantissant la protection et la conservation des données. L’assistance clientèle de Zeendoc est réputée pour sa réactivité et son efficacité.

Docuware

Docuware est un logiciel de dématérialisation reconnu pour ses performances et sa robustesse. Il propose une large gamme de fonctionnalités, allant de la capture des documents à la gestion des processus métiers complexes. Docuware est idéal pour les grandes entreprises qui nécessitent des solutions de gestion documentaire sophistiquées et personnalisables. Il offre des outils avancés de workflow, permettant d’automatiser les processus internes et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. De plus, Docuware est doté de fonctionnalités de sécurité robustes, incluant le chiffrement des données et la gestion des accès, assurant ainsi la confidentialité des informations sensibles. Le support technique et les services de formation de Docuware sont également très bien notés.

Open Bee

Open Bee est une solution de dématérialisation flexible et complète, adaptée à diverses industries. Elle propose des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), l’indexation automatique, et la gestion des droits d’accès pour sécuriser les informations. Open Bee se distingue par sa capacité à s’intégrer facilement aux systèmes d’information existants, facilitant ainsi la transition vers la dématérialisation. De plus, Open Bee offre des options de stockage sécurisé et de sauvegarde régulière, garantissant la protection des données contre les pertes et les cyberattaques. Son interface utilisateur est intuitive, ce qui réduit le temps de formation nécessaire pour les employés. Enfin, Open Bee est réputé pour son support technique réactif et ses mises à jour régulières, assurant un service de haute qualité.

En 2024, le choix d’un logiciel de dématérialisation est essentiel pour optimiser la gestion documentaire et répondre aux exigences de la transformation digitale. Avec l‘obligation de dématérialisation des factures d’ici 2026, il est crucial de choisir une solution conforme et sécurisée.

Cet article a détaillé les critères de sélection, tels que la numérisation, l’OCR, la gestion des workflows, et l’archivage électronique. Les logiciels comme Deltic, Zeendoc, Docuware et Open Bee se distinguent par leur efficacité et leur support technique de qualité.

En choisissant le bon logiciel, votre entreprise pourra améliorer ses processus, assurer la sécurité des données et rester compétitive dans un environnement numérique en constante évolution.