Un logiciel GED permet à une entreprise de numériser, stocker ou rechercher des documents, qu’il s’agisse de factures fournisseurs, de bons de livraison, de commandes, etc. La GED de vos factures aide vos équipes à travailler de manière collaborative en facilitant l’accès et le partage des informations.
Quel est l’intérêt d’utiliser un logiciel GED?
L’utilisation d’un logiciel GED, autrement dit « gestion électronique de documents » présente de nombreux avantages pour les entreprises. Cela représente un enjeux de taille pour les entreprises en vu de la loi 2024 à venir face à la dématérialisation des factures. Un logiciel GED permet de réduire considérablement la dépendance aux documents papier, en favorisant la numérisation et le stockage électronique des documents.
Cela permet d’économiser du temps précieux en facilitant la recherche, la récupération et le partage des documents, sans avoir à parcourir des piles de papier. De plus, grâce aux fonctionnalités avancées de recherche et de classement, vous pouvez retrouver rapidement les documents pertinents, ce qui améliore la productivité et l’efficacité opérationnelle. Les logiciels GED offrent également des fonctionnalités de sécurité avancées, garantissant la confidentialité et la protection des informations sensibles.
En centralisant les documents et en mettant en place des workflows automatisés, un logiciel GED permet d’optimiser les processus de travail, la recherche documentaire, la gestion allant même jusqu’à la productivité.
Les avantages
Productivité : Un logiciel GED permet de centraliser, organiser et indexer les documents de manière électronique, ce qui facilite leur recherche et leur récupération rapide. Les fonctionnalités avancées de recherche et de classement permettent aux utilisateurs de trouver facilement les documents pertinents, ce qui améliore l’efficacité et la productivité globales de l’organisation mais aussi avec vos fournisseurs.
Economie : Grâce à un logiciel GED, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la gestion des documents, tels que l’achat de papier, d’imprimantes et d’espace de stockage physique. Vous pourrez archiver électroniquement vos factures, permet également d’économiser du temps précieux en évitant les tâches manuelles de recherche et de classement des documents physiques.
Sécurité : La GED offrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents sensibles et confidentiels. Ils permettent de définir des contrôles d’accès et des autorisations pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations. De plus, la gestion électronique des documents facilite la conformité aux réglementations et aux normes en vigueur.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel GED
Un logiciel GED présente 3 principales fonctionnalité :
- Echange de documents : Chaque document sera indexé et pourra bénéficier de technologies comme OCR. Tous les documents insérés dans le logiciel favorise la collaboration entre les utilisateurs grâce à un accès simple et sécurisé des documents. Les utilisateurs recevront des notifications pour chaque actions réalisés (signature, commentaires, dépôts etc). Tous vos collaborateurs pourront ainsi se concentrer sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.
- Recherche avancée : Chaque utilisateur peut rechercher rapidement des documents spécifiques en utilisant des mots-clés, des métadonnées ou des critères spécifiques. Tout cela est rendu possible grâce aux filtres qui vous permettrons de retrouver un document rapidement. Vous pourrez ainsi gagner du temps dans le traitement des documents.
- Stockage et organisation des documents : Cette fonctionnalité permet de stocker et d’organiser les documents électroniques de manière structurée. Les utilisateurs peuvent créer des dossiers, sous-dossiers et balises pour classer les documents en fonction de leur contenu, de leur catégorie ou de leur importance. Cela facilite la recherche et la récupération ultérieure des documents.
Quel est le prix d’un logiciel GED
Opter pour un logiciel de gestion électronique de documents ne se base pas sur juste le prix de la licence. Plusieurs critères sont à prendre en compte comme :
–Fonctionnalités souhaités : intégration avec d’autres outils comme un ERP, CRM…
– Le retour sur investissement ROI : Evaluer l’investissement et la rentabilité souhaité.
–Support technique : Le support technique est-il réactif ? compétent ?
–Budget : Combien pouvez-vous allouer à l’achat d’une licence ? Combien de frais de maintenance…
Il s’agit ici d’une liste d’exemple de critères à prendre en compte mais tout cela dépend de votre intention et de votre budget. N’hésitez pas à regarder le marché et à prendre contact pour vous faire votre propre avis.
À partir du 1er juillet 2024, les entreprises françaises seront soumises à l’obligation de mettre en place la facturation électronique. Cette transition vers la facturation électronique sera effectuée de manière progressive, s’étendant sur la période de 2024 à 2026. Ainsi, il est crucial pour les entreprises de commencer dès maintenant à se préparer en vue de cette transition inévitable.
Depuis le 1er janvier 2021, il est devenu obligatoire pour les entreprises d’envoyer leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro. À l’avenir, cette obligation d’émettre des factures électroniques s’étendra à toutes les transactions entre les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Cette évolution vise à promouvoir l’efficacité et la modernisation des processus de facturation, en simplifiant les échanges commerciaux et en facilitant la gestion administrative des entreprises concernées.