Mettre en place une GED (Gestion Électronique des Documents) représente un choix stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire. La GED permet de numériser tous les documents et données, apportant des avantages importants. Cependant, elle comporte aussi des défis, comme toute transformation digitale. Cet article explore en détail pour tout savoir sur pourquoi mettre en place une GED.
Qu’est-ce qu’une GED
La gestion électronique des documents (GED) est un outil ou logiciel informatisé qui permet de gérer les documents de manière électronique au sein d’une organisation. Elle englobe la création, le stockage, la gestion, la distribution et la consultation des documents sous forme numérique. L’objectif principal d’un logiciel GED est d’optimiser le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou destruction, tout en améliorant l’efficacité et la productivité des processus documentaires.
Fonctionnement de la GED
La GED repose sur un ou plusieurs logiciels spécialisés qui centralisent les documents, facilitent leur recherche, et automatisent les workflows documentaires. Les principales actions de la GED comprennent :
- Acquisition : Numérisation et importation des documents papier.
- Classement : Organisation des documents selon des critères définis.
- Stockage : Conservation des documents dans un référentiel sécurisé.
- Diffusion : Distribution contrôlée des documents aux utilisateurs autorisés.
Comment mettre en place une GED
Évaluation des besoins de l’entreprise
Avant de mettre en place une GED, il est crucial de bien comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise :
- Analyse des flux documentaires : Types de documents, volume, fréquence de création et de consultation.
- Identification des utilisateurs : Qui seront les utilisateurs de la GED, leurs besoins spécifiques en termes d’accès et de fonctionnalités.
- Définition des objectifs : Optimisation des processus, workflow, automatisation de la comptabilité…
Choix de la solution adaptée
Afin de choisir au mieux la solution la mieux adaptée, il faudra d’abord comparer les solutions disponibles sur le marché. Que ce soit en termes de fonctionnalités souhaitées, le coût, la facilité d’utilisation ou encore la compatibilité via API avec vos autres logiciels existants. Il faut aussi prendre en compte l’évolution de la solution avec les besoins à venir tout en restant conforme à la législation.
La mise en place d’une GED implique plusieurs étapes cruciales. D’abord, il faut planifier le déploiement avec des échéances claires. Ensuite, les documents existants sont numérisés et importés dans le nouveau système. La configuration des paramètres de sécurité, des droits d’accès et des workflows documentaires suit, avant de procéder à des tests pour vérifier le bon fonctionnement du système.
La réussite de ce déploiement repose également sur l’adhésion des utilisateurs, nécessitant des sessions de formation pour les familiariser avec l’outil et un support technique continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes. Il est également important de recueillir régulièrement les retours des utilisateurs pour apporter les améliorations nécessaires.
Les avantages d’une GED
Gain de temps et d’efficacité
La GED permet de réduire considérablement le temps consacré à la recherche et à la gestion des documents. Les collaborateurs accèdent instantanément aux informations nécessaires, ce qui améliore leur productivité et leur efficacité au quotidien. La centralisation des documents et l’automatisation des processus éliminent les tâches répétitives et chronophages.
Réduction des coûts
La numérisation des documents réduit les coûts liés à l’impression, au stockage physique et à la distribution des documents. En éliminant les dépenses pour les consommables (papier, encre), la GED contribue également à une démarche de développement durable.
Amélioration de la sécurité des données
Les systèmes GED offrent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le contrôle des accès, la traçabilité des actions et la sauvegarde des données. Cela garantit la protection des informations sensibles contre les accès non autorisés et les pertes de données.
Accès facilité à l’information
Les documents peuvent être consultés à tout moment et de n’importe où, facilitant ainsi le télétravail et la collaboration à distance. Les mises à jour sont instantanément disponibles pour tous les utilisateurs, ce qui assure une information toujours à jour.
Conformité et réglementation
Une GED aide à garantir la conformité aux réglementations en matière de gestion des documents, de protection des données et d’archivage légal. Les entreprises peuvent facilement gérer les cycles de vie des documents et répondre aux exigences légales.
Centralisation et suivi des données
La GED centralise toutes les informations dans un référentiel unique, facilitant ainsi le suivi des versions et des modifications. Les collaborateurs accèdent toujours à la version la plus récente des documents, ce qui réduit les risques d’erreurs et de confusion.
Collaboration améliorée
La GED favorise la collaboration entre les différentes équipes et services. Les documents peuvent être partagés et édités simultanément par plusieurs utilisateurs, améliorant ainsi la communication interne et la coordination des projets.
Les inconvénients possibles d’une GED
Coût initial et complexité de mise en place
La mise en place d’une GED peut nécessiter un investissement initial important pour l’achat de logiciels, la numérisation des documents existants et la formation des employés. La complexité du déploiement peut également représenter un défi, notamment pour les entreprises moins équipées technologiquement.
Résistance au changement
L’introduction d’une nouvelle technologie peut rencontrer une résistance de la part des employés, surtout s’ils sont habitués aux méthodes traditionnelles de gestion des documents. Un accompagnement et une formation adéquats sont essentiels pour surmonter cette résistance et assurer une adoption réussie.
Sécurité et confidentialité
Bien que la GED offre des fonctionnalités de sécurité avancées, elle n’est pas exempte de risques. Les cyberattaques, les erreurs humaines et les failles de sécurité peuvent compromettre la confidentialité des documents. Il est crucial de mettre en place des mesures de sécurité robustes et de former les utilisateurs aux bonnes pratiques.
Dépendance à la technologie
La gestion électronique des documents repose sur des systèmes informatiques. En cas de panne, de perte de données, l’accès aux documents peut être perturbé. Il est donc important de prévoir des solutions de sauvegarde et de continuité d’activité.
Maintenance et mises à jour
Les systèmes GED nécessitent une maintenance régulière et des mises à jour pour rester efficaces et sécurisés. Cela peut engendrer des coûts supplémentaires et nécessiter des ressources techniques.
En résumé, la mise en place d’une GED offre de nombreux avantages, tels que le gain de temps, la réduction des coûts et l’amélioration de la sécurité des données. Cependant, elle nécessite une planification soigneuse, des investissements et une gestion proactive pour surmonter les défis potentiels.