L’évolution des technologies numériques a eu un fort impact sur l’utilisation des factures. En effet, l’archivage des factures électroniques est devenu une pratique courante et indispensable pour les entreprises. Cette méthode présente de nombreux avantages, mais elle est également encadrée par des réglementations spécifiques. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment archiver les factures au format dématérialisé, quels en sont les avantages, et quelles sont les législations en vigueur.
Que signifie l’archivage électronique ?
L’archivage électronique consiste à conserver des documents sous forme numérique plutôt que papier. Ce processus implique la numérisation des documents physiques à l’aide de scanners, puis leur stockage dans des environnements sécurisés tels que des serveurs, des systèmes de stockage en ligne comme un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) ou encore un SAE (Système d’Archivage Électronique).
Comment archiver les factures dématérialisées ?
Chaque factures reçues en papier ou numérique doivent respecter :
- L’authenticité : La facture doit pouvoir être identifiée et attribuée à son émetteur
- L’intégrité : La facture doit être exempte de toute modification non autorisée
- La lisibilité : La facture doit être lisible et consultable dans son format d’origine
Ces critères doivent être respectés tout au long de la durée de conservation de la facture.
Afin d’archiver ses factures dématérialisées, il est préférable de mettre en place un stockage numérique sécurisé afin d’éviter toute tentative de vol de données ou de piratage. L’utilisation d’un logiciel GED permet la dématérialisation des documents afin de les stocker sur le logiciel, tout en étant accessible par une simple connexion internet et un ordinateur.
Pour les factures papier, diverses technologies de numérisation peuvent être utilisées pour les convertir en format électronique.
Réglementations pour l’archivage des factures dématérialisées
Les entreprises doivent respecter des délais de conservation spécifiques pour les factures. Les règles diffèrent selon que la facture ait été initialement générée en format papier ou numérique.
- Factures papier numérisées : Ces factures doivent être conservées numériquement pendant 5 ans. Toutefois, d’un point de vue fiscal, elles doivent être archivées pendant 6 ans minimum.
- Factures électroniques : Elles doivent être conservées en format numérique pendant au moins 3 ans. Ensuite, l’entreprise peut choisir de les conserver en format papier ou numérique pour atteindre un délai total de 6 ans.
- Factures d’entreprise : Conserver les factures pendant 10 ans est obligatoire pour respecter les exigences légales, prouver les déclarations en cas de contrôle fiscal, se protéger dans les litiges, ainsi qu’une bonne gestion financière.
En plus des délais, les factures dématérialisées clients ou fournisseurs doivent comporter certaines mentions obligatoires telles que le numéro de facture, la date d’émission, les informations sur le fournisseur et le client, les détails du produit ou service, et le montant total.
Avantages de l’archivage des factures dématérialisées
On se demande alors, quels sont les avantages de l’archivage des factures dématérialisées :
- Gain d’espace : Plus besoin de stocker des montagnes de papiers, ce qui libère de l’espace physique dans les bureaux.
- Efficacité : La numérisation permet de retrouver rapidement les documents et d’améliorer la productivité.
- Réduction des coûts : Moins de frais liés à l’archivage physique et moins de risques de perte de documents.
- Sécurité des données: Les factures numériques sont plus faciles à suivre et à protéger contre les pertes ou les erreurs.
Malgré ses nombreux avantages, l’archivage numérique comporte également des défis comme la sécurisation des données contre toute cyberattaques, vérifier que les factures sont conformes à la législation en vigueur ou encore les différentes formations en interne pour faciliter la transition numérique.
L’archivage des factures dématérialisées est une pratique essentielle en entreprise qui présente de nombreux avantages, mais elle doit être réalisée avec rigueur et en conformité avec les réglementations en vigueur. En adoptant des solutions d’archivage efficaces et sécurisées, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts, mais aussi minimiser les risques de sanctions financières en cas de non-respect des obligations légales.