La dématérialisation des documents est essentielle pour moderniser et optimiser la gestion des entreprises.
Réussir la mise en place d’un projet de dématérialisation nécessite une planification minutieuse ainsi qu’une exécution rigoureuse.
Chaque étape est primordiale et doit être bien réfléchie pour monter un projet de dématérialisation. Voici ces 5 critères essentiels pour garantir la mise en œuvre de votre projet.
Impliquer et informer toutes les parties prenantes
La réussite d’un projet de dématérialisation des factures repose sur l’implication et l’information de toutes les parties prenantes de l’entreprise. Cela implique de rassembler un comité de pilotage composé de représentants de différents services, tels que la comptabilité, les équipes commerciales, la direction et les services informatiques.
Pensez également à réaliser un diagnostic sur l’existant afin d’analyser les processus qui peuvent être automatisés, en identifiant les motivations et freins pouvant être rencontrés sur le projet.
Anticiper et planifier le changement
La dématérialisation des factures, loin d’être un simple changement technologique, implique une transformation profonde des processus et des habitudes de travail. Pour réussir cette transition sereinement et minimiser les perturbations, il est crucial de planifier soigneusement la mise en œuvre en suivant ces étapes clés :
- Définir un calendrier précis
- Former les utilisateurs
- Anticiper les impacts organisationnels
- Optimiser l’utilisation des ressources
- Planifier l’organisation du travail post-projet
En anticipant et en planifiant méticuleusement le changement, les entreprises peuvent transformer la dématérialisation des factures en une opportunité d’optimiser leur organisation, de gagner en efficacité et de libérer du temps et des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La communication reste essentielle tout au long du processus. Il est important de tenir informés les collaborateurs des avancées du projet et de répondre à leurs questions et préoccupations.
Définir le Processus et Choisir les Outils Appropriés
L’importance de définir un processus clair et efficace avant de choisir une solution de dématérialisation. Cela implique d’analyser le processus actuel, d’identifier les points d’amélioration et de définir les fonctionnalités nécessaires.
Les critères à prendre en compte pour choisir les outils appropriés. Il s’agit notamment des besoins spécifiques de l’entreprise, des fonctionnalités de la solution, de la facilité d’utilisation, de la sécurité des données et du coût.
L’importance de formaliser un calendrier précis et de sélectionner les outils adaptés. Cela permet de garantir que le projet se déroule dans les délais et dans le budget prévus.
L’avantage de faire appel à un partenaire expert pour accompagner la mise en œuvre du projet. Un éditeur de logiciels proactif peut proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Former et Informer les Parties Prenantes
La formation des parties prenantes sont essentielle pour la bonne mise en place d’un projet de dématérialisation.
Pour cela, identifiez les agents concernés et évaluez leurs besoins en formation. Proposez différents formats de formation, tels que des sessions collectives, des parcours individuels ou des modules en e-learning.
Assurez-vous que chacun comprenne le projet et ses objectifs. Une communication efficace en interne sera cruciale pour informer et impliquer toutes les parties prenantes.
Par ailleurs, il peut être judicieux de se faire accompagner par un expert qui maîtrise le sujet. Bien que cela représente un coût initial, cet accompagnement peut s’avérer très bénéfique et rentable à long terme, facilitant une transition fluide et efficace.
Mise en place d’un support et évaluation du projet post-lancement
Mettre en place un support adéquat implique l’établissement d’un service d’assistance facilement accessible aux utilisateurs, la mise à disposition de ressources en ligne telles que des FAQ et des tutoriels, l’organisation de formations continues et la collecte régulière des commentaires des utilisateurs.
L’évaluation du projet post-lancement consiste à définir des indicateurs de performance pertinents, à collecter des données sur ces indicateurs, à les analyser et à communiquer les résultats aux parties prenantes. Cette évaluation permet de mesurer les bénéfices du projet, d’identifier les domaines d’amélioration et de démontrer la valeur du projet à long terme.
Les avantages de la dématérialisation des factures est un levier puissant de transformation pour les entreprises. En appliquant correctement ces 5 règles, vous ne pourrez que bien réussir la mise en application de votre projet de dématérialisation dans le choix du bon fournisseur de votre solution.