Quels délais de conservation des factures pour une entreprise

Lors de l’émission ou de la réception de factures, qu’elles soient au format papier ou électronique, une question revient souvent : combien de temps une entreprise doit-elle conserver ces documents ? Le respect des délais de conservation est crucial, car en cas de non-conformité, l’entreprise risque des amendes significatives. Dans cet article, nous vous expliquons en détail la législation sur les délais de conservation des factures et les meilleures pratiques pour assurer votre conformité.

Les délais de conversation des factures : que dit la loi

Selon l’article L123-22 du Code de commerce, chaque entreprise en France doivent conserver leurs factures pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Ce délai permet de garantir la traçabilité des opérations commerciales.

Par exemple, si vos activités se clôt le 31 décembre 2024, vous devez conserver cette facture jusqu’au 31 décembre 2034.

En cas de contrôle, l’Administration fiscale peut demander la communication de documents comptables et de pièces justificatives à une entreprise pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Ce délai est étendu à 10 ans en cas d’activités occultes comme la fraude fiscale ou le travail dissimulé. Il permet le contrôle de certaines opérations comme l’impôt sur le revenu, les bénéfices, la TVA etc.

Pourquoi est-il important de conserver les factures ?

Garder ses factures peut paraître fastidieux, surtout si vous n’utilisez pas de logiciel de dématérialisation pour éviter le l’encombrement des documents papier.

• Assurer une bonne gestion financière : Conserver les factures permet une gestion financière rigoureuse. Elles servent de preuve en cas de litige avec des clients ou des fournisseurs.
• Respect de la conformité légale : Permet aux entreprises de respecter des délais de conservation des factures imposés par la législation fiscale et commerciale. Ces règles permettent aux autorités de vérifier les transactions et de prévenir la fraude.
• Preuve en cas de contrôle fiscal : En cas d’audit ou de contrôle fiscal, il est indispensable de pouvoir présenter toutes les factures demandées. Ne pas pouvoir fournir ces documents peut entraîner des pénalités.
• Protection en cas de litige : En cas de litige avec un client ou un fournisseur, les factures peuvent servir de preuves pour clarifier les accords et les transactions effectuées. Elles permettent de protéger vos intérêts et de résoudre les différends de manière plus efficace.
• Suivi et analyse financière : Les factures conservées sur une longue période offrent une vision complète de votre activité financière. Elles sont essentielles pour analyser les tendances, évaluer la rentabilité et ajuster vos stratégies commerciales. Une bonne gestion des factures facilite également le suivi des paiements et la gestion des créances et des dettes.
• Optimisation de la gestion d’entreprise : Conserver vos factures contribue à une gestion plus organisée et efficace de votre entreprise. Elles sont des références précieuses pour le suivi des transactions et la préparation des rapports financiers, renforçant ainsi la stabilité et la croissance de votre entreprise.

Sous quel format conserver ses factures ?

Pour les factures au format numérique/électronique, elle doit être conservée sous ce format pendant 6 ans. Pour ce qui est des factures au format papier, vous pouvez les garder au format physique ou dans ce cas les numériser au format électronique pendant la durée légale de 10 ans.

Peut-on conserver ses factures plus longtemps que le délai légal ?

Les durées légales mentionnées sont des durées minimales. Votre entreprise peut décider de garder les factures plus longtemps, sauf si elles contiennent des données personnelles, qu’il faut alors effacer ou anonymiser après le délai légal.

Quels sont les documents à conserver pendant 10 ans ?

Cette obligation concerne aussi bien les entreprises que les particuliers. Voici une liste des principaux documents à conserver pendant 10 ans :

Documents comptables:

• Le livre-journal : Il enregistre chronologiquement toutes les opérations commerciales de l’entreprise.
• Le grand livre : Il reprend toutes les opérations du livre-journal et les classe par compte comptable.
• Le bilan et le compte de résultat : Ils présentent la situation financière et la performance de l’entreprise à la fin de l’exercice.
• Les factures d’achat et de vente : Elles justifient les entrées et sorties de marchandises.
• Les pièces de caisse : Elles justifient les mouvements de fonds en espèces.
• Les relevés bancaires : Ils permettent de retracer les opérations sur les comptes bancaires de l’entreprise.
• Les déclarations de TVA : Elles attestent du paiement de la TVA sur les achats et les ventes.
• Les contrats et les avenants : Ils formalisent les engagements pris entre l’entreprise et ses partenaires.
• Les correspondances commerciales : Elles peuvent être utiles en cas de litige.

Documents fiscaux:

• La déclaration de revenus : Elle récapitule les revenus et les déductions auxquels le contribuable peut prétendre.
• Les avis d’imposition : Ils indiquent le montant d’impôt dû par le contribuable.
• Les justificatifs de revenus : Ils permettent de justifier les revenus déclarés (salaires, BIC, revenus fonciers, etc.).
• Les justificatifs de déductions : Ils permettent de justifier les déductions auxquelles le contribuable a droit (frais de santé, dons, etc.).
• Les certificats d’imposition : Ils peuvent être demandés pour justifier de sa situation fiscale auprès de tiers (banques, administrations, etc.).

Il est important de conserver ces documents dans un lieu sûr et accessible. En cas de contrôle fiscal, l’administration peut vous demander de produire ces documents à tout moment.

Ces obligations s’appliquent aussi bien aux factures électroniques qu’aux factures papier.

Comment conserver les documents comptables pendant 10 ans ?

Solutions de stockage numérique :

Pour les factures électroniques, il est essentiel de les conserver sous forme numérique pendant au moins 6 ans avant de pouvoir les imprimer. Un système de gestion électronique des documents (GED) peut faciliter cette tâche.

Archivage physique :

Pour les factures papier, vous pouvez les conserver soit sur support papier, soit les numériser et les archiver vos factures électroniques. Assurez-vous que les documents sont protégés contre les risques de détérioration, d’incendie ou de vol.

Sauvegarde et protection des données :

Mettez en place des mesures de sauvegarde régulières pour protéger les données contre les pertes accidentelles ou les cyberattaques. Les solutions de sauvegarde cloud offrent une protection supplémentaire.

Quel sanction en cas de non respect des obligations ?

Sanctions financières :

Le non-respect des délais de conservation peut entraîner des sanctions financières. En France, l’amende peut aller jusqu’à 10 000 euros (article 1734 du Code général des impôts).

Risques juridiques :

En cas de litige, l’absence de factures conservées peut affaiblir la position juridique de l’entreprise. Il est donc crucial de pouvoir fournir des preuves en cas de contentieux.

Perte de crédibilité :

Ne pas respecter les obligations légales peut nuire à la réputation de l’entreprise. Une gestion rigoureuse des documents renforce la crédibilité et la confiance des partenaires commerciaux.

Le respect des délais de conservation des factures est une obligation légale et une pratique essentielle pour toute entreprise. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant des solutions de gestion documentaire adaptées, vous pouvez assurer la conformité de votre entreprise et protéger vos intérêts financiers et juridiques. Investir dans des outils et des processus efficaces vous permettra de gérer vos factures de manière optimale et de vous concentrer sur le développement de votre activité.