La dématérialisation des documents est une tendance incontournable pour les entreprises de toutes tailles, qu’elles soient privées ou publiques. Ce processus, accéléré par les confinements récents, permet de numériser et de traiter des dossiers sans recourir au papier, comme les factures, les fiches de paie ou les bons de commande.
En France, cette dynamique est encouragée par l’État, qui joue un rôle clé dans la modernisation administrative. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux tant sur le plan économique, environnemental, organisationnel…
Toutefois, il est essentiel de bien peser les pour et les contre pour optimiser les bénéfices à court et long terme.
Quel est l’intérêt de la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à convertir des documents physiques, tels que les supports papier, en documents numériques. Par exemple, une facture papier peut être convertie en un fichier PDF accessible sur un ordinateur ou tout autre support numérique. Cela contribue à une démarche de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) en réduisant l’utilisation du papier.
Ce processus peut se réaliser de deux manières distinctes :
Dématérialisation native : Les documents sont créés directement au format numérique, sans jamais passer par une version papier. On parle de documents dits « natifs » car ils sont conçus pour être utilisés et archivés électroniquement dès leur création.
Dématérialisation duplicative : Les documents papier existants sont convertis en fichiers numériques. Par exemple, une facture, un bon de commande ou un bulletin de paie est numérisé et enregistré au format électronique (PDF, XML, etc.).
Les avantages de la dématérialisation
Gain de place
L’un des principaux avantages de la dématérialisation est le gain d’espace significatif. En centralisant tous les documents dans une base de données virtuelle, il n’est plus nécessaire de consacrer des salles entières au stockage physique des documents. Cela permet de libérer de l’espace précieux dans les bureaux et de réduire les coûts liés à l’entreposage.
Pour augmenter votre solution en stockage numérique, vous pouvez opter sur des disques durs SSD ou alors utiliser des serveurs en local afin de bénéficier de grandes capacités de stockage tout en protégeant les informations.
Gain de temps
Imprimer les documents, ranger, classer, rechercher etc peut prendre beaucoup de temps et ne permet pas aux salariés de se concentrer sur les tâches plus importantes.
La dématérialisation centralise toutes les données et documents sur un espace numérique, ce qui permet un gain de temps considérable. Les documents sont désormais indexés, numérotés et accessibles via des moteurs de recherche par mots-clés, facilitant ainsi la recherche et l’accès rapide à l’information. De plus, certaines tâches répétitives et chronophages peuvent être automatisées, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée sans pour autant s’épuiser.
Gain économique
La dématérialisation permet de réaliser des économies substantielles. Les dépenses liées à l’achat de fournitures d’impression, comme le papier, l’encre, et le matériel (imprimantes, scanners), sont éliminées. De plus, la gestion des documents et de l’archivage des factures dématérialisées n’exige plus l’intervention de personnel rémunéré, réduisant ainsi les coûts de main-d’œuvre. Les économies réalisées peuvent être réinvesties dans d’autres domaines de l’entreprise.
Facilitation de l’accès aux données
Utiliser une solution de dématérialisation améliorent l’organisation globale et facilitent la transmission et le partage des informations entre les collaborateurs. Les documents peuvent être partagés, créés, et modifiés facilement, avec des conditions d’accessibilité spécifiques. Cela permet à tous les membres de l’organisation, quel que soit leur emplacement, d’accéder aux données en temps réel, favorisant ainsi la collaboration et l’efficacité.
Sécurité renforcée
La dématérialisation réduit les risques associés au stockage physique des documents, tels que les pertes en cas de sinistre ou de vol. Les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement et les contrôles d’accès, garantissant ainsi l’intégrité et la pérennité des données.
Traçabilité améliorée
L’utilisation de solutions et logiciels de dématérialisation ou tout type de solution (GED, SAE) permet de suivre toutes les opérations effectuées sur les documents grâce à des notifications ou des historiques détaillés. Cette traçabilité empêche les pertes de données et améliore la communication entre les collaborateurs de différents services. Chaque action est enregistrée, assurant ainsi une sauvegarde en temps réel et une meilleure gestion des documents.
La dématérialisation offre de nombreux avantages aux entreprises, allant de la réduction des coûts et des gains de temps à une sécurité renforcée et une meilleure gestion des espaces de travail. En facilitant l’accès aux données et en améliorant la traçabilité, elle favorise également le travail collaboratif et la conformité réglementaire.
Adopter une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) bien choisie permet de maximiser ces bénéfices, transformant ainsi l’organisation et optimisant son efficacité. La dématérialisation est un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant évoluer dans un environnement numérique performant et durable.